Инструкция по работе в системе

Общие элементы В списках используются фильтры, экспорт, массовые операции и быстрые вкладки. В карточках доступны действия, смена статуса, комментарии, вложения, история и связи.

Рабочий стол Lasvilla — Рабочий стол после входа в систему.

1. Как формировать обращения и задачи

В Lasvilla обращения фиксируют входящие запросы жителей или внешних каналов, а задачи используются для внутренней работы: обычные задачи, заявки и согласования.

Обращения

Раздел Обращения показывает журнал обращений. Здесь доступны быстрые выборки Новые, Я исполнитель, Я создал, Все, фильтры по статусу, приоритету, дому, исполнителю и автору, а также экспорт и массовое обновление.

Список обращений: фильтры, быстрые вкладки, экспорт и кнопка создания.

Создание обращения: лицевой счет, заявитель, текст, приоритет, срок, источник, исполнитель и вложения.

Создать обращение

Откройте Обращения и нажмите Добавить обращение.
Выберите лицевой счет или адрес. После выбора подтянутся связанные данные.
Укажите заявителя, текст обращения, приоритет, срок выполнения и источник обращения.
Назначьте исполнителя или нажмите Назначить на меня, если обращение берете в работу сами.
При необходимости прикрепите файлы и сохраните обращение.

Работать с карточкой обращения

В карточке обращения доступны редактирование, удаление при наличии прав, печать, скачивание, создание связанной задачи, создание заявки, регистрация входящего или исходящего документа, комментарии, вложения, теги, наблюдатели, звонки и история. Статус меняется отдельной кнопкой в карточке.

Действия в карточке обращения — Меню действий обращения: задачи, заявки, документы, печать и дополнительные операции.

Статусы обращения — Смена статуса обращения: новое, в работе, закрыто, отклонено, информация получена.

Задачи, заявки и согласования

В разделе Задачи доступны три типа рабочих объектов: обычная задача, заявка и согласование. В списке есть быстрые вкладки Я исполнитель, Я создал, Все, фильтры, экспорт и массовые операции.

Список задач — Журнал задач с кнопками создания задачи, заявки и согласования.

Задача Используется для внутренней работы. Можно указать название, описание, приоритет, срок, тип, исполнителя, территорию и вложения. При выборе нескольких исполнителей система создает подзадачи. /task/create.html

Заявка Используется как поручение на выполнение работ. В карточке заявки доступны материалы и работы, которые можно добавить к выполнению. /task/create.html?type=2

Согласование Используется, когда нужен лист согласования. В форме выбираются согласующие, а в карточке отображается ход согласования. /task/create.html?type=3

Приоритет и срок Для аварийных и срочных задач срок подставляется быстрее: аварийная задача требует реакции в текущий день, срочная рассчитывается с коротким сроком.

Создание задачи — Форма обычной задачи: название, приоритет, срок, описание, исполнитель, тип и файлы.

Создание заявки — Форма заявки: похожа на задачу, но далее в карточке доступны работы и материалы.

Создание согласования — Форма согласования: дополнительно заполняется список согласующих.

Действия в карточке задачи — Карточка задачи: действия, связи с ЛС, домами, обращениями, документами и подзадачами.

Работать с карточкой задачи

В карточке можно назначить задачу на себя, менять исполнителя, писать комментарии, добавлять вложения, создавать подзадачи, связывать задачу с обращением, документом, лицевым счетом или домом, а также смотреть историю изменений.

Статусы задачи: новая, в работе, остановлена, закрыта, отклонена. При отклонении система запрашивает комментарий.

2. Как обновлять информацию по счетчикам

Работа со счетчиками ведется из общего раздела приборов учета и из карточки лицевого счета. В разделе приборов учета есть просмотр, ввод показаний, блокировка, поверки через Аршин, импорт поверок и массовый ввод по дому.

Найти прибор учета

Откройте Приборы учета. В списке можно искать по номеру ПУ и дому. Из списка открывается карточка конкретного прибора.

Список приборов учета — Общий список приборов учета: фильтр по номеру и дому, переход к импорту поверок.

Карточка прибора учета — Карточка ПУ: номер, ресурс, марка, даты установки и поверки, ЛС, последние показания и история.

Передать показания

Откройте карточку лицевого счета.
Перейдите на вкладку Приборы учета.
Нажмите Передать показания.
Введите текущие значения по доступным приборам и сохраните.

Приборы учета в лицевом счете — Приборы учета внутри лицевого счета и кнопка передачи показаний.

Передача показаний — Форма ввода показаний по приборам лицевого счета.

Поверка счетчика

Для одного ПУ откройте карточку и нажмите Поверки. На странице поверок можно запросить данные из Аршина и установить найденную поверку в карточку прибора.

Для массового обновления поверок используйте Импорт поверок. Система ставит фоновое задание с учетом текущего отбора приборов.

Поверки прибора учета — Поверки ПУ: получение данных из Аршина и установка найденной поверки.

Замена счетчика

В системе нет отдельной ручной формы с названием "Заменить ПУ". Практический сценарий замены такой: обновить состав приборов через интеграцию или реестр, открыть ЛС и проверить новый прибор, старый прибор при необходимости заблокировать, затем подтянуть или импортировать поверку.

Откройте ЛС и проверьте вкладку Приборы учета.
Если старый прибор больше не должен принимать показания, откройте его карточку и используйте действие блокировки.
Проверьте новый прибор после обновления данных из внешней системы или реестра.
Для нового ПУ выполните поверку через Аршин или массовый импорт поверок.

Массовый ввод показаний

Раздел Массовый ввод ПУ работает по домам. Сначала выбирается дом, затем система открывает форму со списком приборов. Можно скачать реестр, заполнить его и загрузить обратно или внести значения вручную на странице.

Выбор дома для массового ввода показаний.

Массовый ввод показаний по дому — Массовый ввод по дому: скачать реестр, импортировать файл или заполнить значения вручную.

3. Как работать в делопроизводстве

Делопроизводство ведет входящие и исходящие документы, ответы на входящие, сообщения адресатам, связи с обращениями, задачами, ЛС и домами, а также правила автоматической обработки документов.

Входящие документы

Во вкладке Входящие доступны журналы, фильтры, экспорт, массовые операции и регистрация нового документа. Входящий документ хранит журнал, внутренний номер, внешний номер, дату, тип документа, срок ответа, отправителя, адрес, контакты, текст, исполнителя, источник, способ получения, территорию и файлы.

Регистрация входящего документа: журнал, номера, дата, адресат, контакты, содержание и вложения.

Исходящие документы

Во вкладке Исходящие регистрируются письма и ответы, которые организация отправляет наружу. В форме указываются журнал, исходящий номер, тип документа, получатель, адрес, email, телефон, содержание, исполнитель и файлы. При наличии email доступно сохранение с отправкой.

Регистрация исходящего документа с контактами адресата и вложениями.

Карточка документа

В карточке документа доступны редактирование, удаление при наличии прав, проверка фильтров, создание обращения, создание задачи или согласования, отправка сообщения, регистрация ответа, скачивание, печать, комментарии, вложения, история, теги, наблюдатели и связанные сущности.

Действия в карточке документа — Меню действий документа: обращения, задачи, согласования, сообщения, ответ, печать и файлы.

Статусы документа: новый, в работе, закрыт с ответом, отклонен, закрыт без ответа.

Ответ и сообщение

Чтобы закрыть входящий документ ответом, откройте карточку и выберите Ответить.
Заполните исходящий документ-ответ. Система связывает его с входящим.
Чтобы отправить сообщение без регистрации отдельного ответа, используйте действие Отправить сообщение.

Ответ на входящий документ — Регистрация ответа на входящий документ.

Отправка сообщения по документу — Отправка сообщения адресату из карточки документа.

Фильтры делопроизводства

В настройках фильтров можно создать правила обработки документов: искать по email, телефону, словам, всем словам или источнику, а затем автоматически назначать исполнителя, журнал, статус, тип документа, территорию или источник. Правила имеют активность и сортировку.

Список фильтров делопроизводства — Список настроенных фильтров документов.

Создание фильтра делопроизводства — Создание правила: условия отбора и действия, которые система применит к документу.

4. Работа с отключениями

Отключения фиксируют плановые и аварийные перерывы по ресурсу, адресам и помещениям. По отключению можно автоматически подготовить уведомление абонентам.

Создать отключение

Откройте Отключения и нажмите Добавить отключение.
Укажите название, признак аварийности, ресурс, дату и время начала и окончания.
Выберите исполнителя, заполните текст сообщения.
Добавьте дома и, если нужно, конкретные помещения.
Оставьте включенным уведомление абонентов, если по отключению нужно создать рассылку.

Список отключений: фильтры по периоду, ресурсу и исполнителю.

Создание отключения — Форма отключения: ресурс, период, исполнитель, сообщение, дома и помещения.

Уведомить об окончании

В карточке отключения доступно действие Уведомить об окончании. Оно планирует уведомление для связанных абонентов о завершении отключения.

Карточка отключения с действиями редактирования и уведомления об окончании.

5. Работа с рассылками

Рассылки позволяют выбрать получателей, подготовить текст, выбрать каналы, запланировать отправку, остановить активную рассылку и выгрузить результат.

Создать рассылку

Создание идет мастером в несколько шагов: сначала выбирается аудитория, затем каналы и текст, после этого открывается предпросмотр перед отправкой.

Откройте Рассылки и нажмите Создать рассылку.
На первом шаге задайте фильтры ЛС: номер, телефон, email, дом, задолженность, дату последних показаний.
Перейдите дальше, выберите каналы, время старта и при необходимости формирование квитанций.
Заполните шаблон сообщения. Можно использовать переменные, например номер ЛС и сумму долга.
На предпросмотре проверьте текст, количество получателей, каналы и подтвердите отправку.

Список рассылок — Журнал рассылок: состояние, дата старта, количество обработанных сообщений и настройки.

Шаг выбора получателей рассылки — Первый шаг мастера: выбор получателей по фильтрам лицевых счетов.

Шаг шаблона рассылки — Второй шаг: каналы, старт рассылки, квитанции и текст сообщения.

Предпросмотр рассылки — Предпросмотр перед созданием рассылки: телефонный вид, длина сообщения и итоговые параметры.

Контролировать рассылку

В карточке рассылки видны состояние, время старта, общий объем, количество обработанных сообщений, исходный шаблон и список отправок. Активную рассылку можно остановить. После завершения доступна выгрузка результата.

Карточка рассылки: прогресс, шаблон и список сообщений.

Планировщик рассылок

Планировщик нужен для повторяющихся рассылок. В настройках выбирается действие, название, активность, каналы, сообщение и условия отбора. Планировщик можно открыть и вручную запустить создание рассылки по его правилам.

Список планировщиков рассылок — Список настроек планировщика рассылок.

Создание планировщика рассылки — Создание планировщика: действие, состояние, каналы, сообщение и параметры отбора.

Карточка планировщика рассылки — Карточка планировщика с ручным запуском создания рассылки.

6. Работа со справочником

Справочники управляют значениями, которые затем используются в формах: услуги, ресурсы, территории, материалы, работы, склады, типы задач, журналы и типы документов, источники, способы получения, типы обращений и другие.

Открыть нужный справочник

На странице Справочники все элементы сгруппированы по блокам. Выберите нужный справочник, например Услуги или Журнал.

Общие справочники Блок задач Блок делопроизводства Блок обращений Материалы и работы Теги и шаблоны

Страница справочников — Главная страница справочников с группами.

Справочник услуг — Список элементов справочника на примере услуг.

Добавить или изменить элемент

Откройте нужный справочник.
Нажмите Добавить, если нужно создать новое значение.
Для редактирования нажмите значок изменения в строке элемента.
Заполните поля формы и сохраните.

Общие записи без привязки к компании являются системными. В интерфейсе редактируются и удаляются только доступные пользователю записи своей компании.

Создание элемента справочника — Добавление нового элемента справочника.

Редактирование элемента справочника — Редактирование существующего элемента справочника.

Справочник журналов делопроизводства — Пример справочника блока делопроизводства: журналы документов.

Короткий чек-лист пользователя

Быстрая памятка по ежедневной работе в системе.

✓ Обращение Создать, назначить исполнителя, приложить файлы, перевести в работу, закрыть с ответом или отклонить с комментарием.

✓ Задача Создать задачу, заявку или согласование, связать с ЛС/домом/обращением/документом, вести комментарии и статусы.

✓ Счетчик Найти ПУ, передать показания, заблокировать старый ПУ, подтянуть поверку через Аршин или массовый импорт.

✓ Документ Зарегистрировать входящий или исходящий, назначить исполнителя, отправить сообщение, оформить ответ и закрыть.

✓ Отключение Указать ресурс, период, адреса и помещения, сформировать уведомления абонентам.

✓ Рассылка и справочники Выбрать получателей, подготовить шаблон, проверить предпросмотр, контролировать отправку; справочники поддерживать актуальными.